[:de]PLM-PROJEKTE – HERAUSFORDERUNGEN UND STOLPERFALLEN (5/6)[:]

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4. Das Projektmanagement

Dass ein umfangreiches Veränderungsprojekt eines guten Projektmanagements bedarf, ist offensichtlich. Ein guter Projektmanager, bzw. ein gutes Projektmanagementteam, benötigt eine umfassende Erfahrung im Management und der Koordination großer und weitreichender Veränderungsprojekte. Stärken müssen in der Führung des interdisziplinären Projektteams liegen sowie in der Steuerung des Projektes hinsichtlich Zeit-, Ressourcen- und Kostenvorgaben. Er muss gleichzeitig Koordinator, Mediator, Motivator, Controller, Informator u. v. m. sein.

Ein großer Vorteil kann dabei sein, wenn der oder die Projektmanager im Unternehmen bekannt sind, bereits eine sehr große Akzeptanz genießen und bei anderen Veränderungsprojekten bereits ihre Qualitäten bewiesen haben. Da Projekte von der Größenordnung eines PLM-Veränderungsprojektes in vielen Unternehmen aber eher selten vorkommen, gibt es intern oft niemanden, der die entsprechende Expertise aufweist. Wir sehen dann häufig, dass fachlich nicht ausreichend qualifizierte Kandidaten zum Projektmanager ernannt werden. Damit tut man weder ihm noch dem Unternehmen einen Gefallen. Der Projektmanager wird sich während des Projektes aufreiben, das Projekt droht zu scheitern.

Wir empfehlen bei solchen Konstellationen eindeutig zum Engagement eines externen Projektmanagers mit entsprechender Erfahrung. Auch wenn dies erst einmal ein Kostenfaktor ist, werden sich die Kosten im Vergleich zu einem nicht ausreichend qualifizierten Projektmanagement immer rechnen. Stellen Sie dem erfahrenen (externen) Projektmanager einen internen Assistenten zur Verfügung, der so fließend mit aufgebaut werden kann. Zukünftige ähnliche Veränderungsprojekte können Sie dann mit eigenen Ressourcen managen.

Regel Nr. 9: Benennen Sie den oder die Projektmanager nach Erfahrung und Know-How, nicht primär nach Firmenzugehörigkeit!
Schaut man sich inhaltlich die Arbeit des Projektmanagements an, stellen wir oft fest, dass ein Veränderungsprojekt bereits läuft, ohne dass die wichtigsten zeitlichen Randbedingungen fixiert sind und ein Fahrplan zum großen Ziel existiert. Dies geht sogar so weit, dass mit Projektbeginn der Go-Live Termin noch nicht einmal feststeht. Natürlich können während des Projektverlaufs immer Unwägbarkeiten auftreten, die einen geplanten Go-Live verschieben. Beginnt man aber komplett ohne zeitliches Ziel, erreicht man nie den notwendigen „Zug“, um ein solch umfangreiches Projekt zu stemmen.

Es ist Aufgabe des Projektmanagers oder des Projektmanagementteams, diesen Fahrplan mit Hilfe ihrer eigenen Expertise nach bestem Wissen und Gewissen vorauszuplanen. Nur so können Meilensteine, Quality Gates und Zwischenergebnisse bewertet und eventuelle Abweichungen frühzeitig erkannt werden.

Regel Nr. 10: Mit Projektstart muss ein detaillierter Projektplan existieren, dessen Termine, Meilensteine etc. nur in absoluten Ausnahmefällen und mit guter Begründung verschoben werden dürfen!

Zuletzt sehen wir bei großen Einführungsprojekten immer wieder den Versuch, neue PLM- Systeme und -prozesse nach der Big-Bang-Methode einzuführen. D. h., die alten Systeme werden quasi über Nacht abgeschaltet und am nächsten Morgen müssen die Anwender sich in den neuen Systemen zurecht finden.

Abgesehen davon, dass Veränderungen grundsätzlich immer Ãœberwindung kosten und die Betroffenen Zeit brauchen, um sich daran zu gewöhnen, setzen Sie sich so bei der Projektumsetzung unter großen Druck. Haben Sie für diesen einen Big-Bang auch jede Eventualität berücksichtigt? Können Sie das Risiko größerer Ausfallzeiten komplett ausschließen? Bekommen Sie alle Anwender zum entsprechenden Zeitpunkt ausreichend geschult? Aus unserer Erfahrung klappen Einführungs- und Veränderungsprojekte, die auf einzelne kleinere Teilschritte heruntergebrochen sind, deutlich reibungsfreier und für alle Beteiligten angenehmer.

Regel Nr. 11: Versuchen Sie Big-Bang-Implementierungen zu vermeiden. Sie ist die beste Methode, um die Nutzer vor einen gefühlt unüberwindbaren Berg an Neuerungen zu stellen!

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